Gestión de Usuarios y Roles en WordPress

¿Buscas una forma de mejorar tu gestión en WordPress cuando trabajas con otras personas? Aprender a crear usuarios te permite controlar lo que una persona puede hacer o no en tu sitio web. Por esa razón, voy a hablar de como puedes gestionar los permisos de usuario y los roles en WordPress. 

¿Qué son los usuarios y roles en WordPress?

Lo primero que tienes que saber es que WordPress es un sistema de gestión de contenidos, esto es, cuenta con un sistema de roles que permiten a distintos usuarios realizar determinadas acciones desde su propio panel de control o en la web como cliente.

Independientemente del tipo de sitio web que tengas, es vital una buena gestión de roles de usuario por determinadas razones:

• Acceso seguro: gracias a esta gestión de roles podrás limitar de forma sencilla quién puede o no acceder o realizar determinadas tareas de administración, como pueden ser, la instalación de actualizaciones, plugins, temas o modificar códigos en tu espacio online.
• Flujo de trabajo controlado: evita la duplicación de tareas entre usuarios, puesto que facilita que cada persona se centre en sus tareas personales.

¿Qué roles de permisos de usuario existen en WordPress?

Existen seis tipos de roles de usuario en WordPress que puedes asignar a los usuarios dependiendo de las tareas y capacidades que tenga cada uno en tu sitio web:

Rol Super administrador 

El rol de super administrador se suele aplicar a la red multisitio de WordPress y permite realizar cualquier tarea relacionada con la administración, como añadir o eliminar sitios web, instalar temas y plugins y organizar contenido y su configuración.

Rol Administrador

Este rol tiene el control absoluto sobre todos los aspectos del sitio web. Entre sus funciones puede, añadir, editar y eliminar plugins, y también dar forma y elegir el aspecto del sitio web. Además, tiene acceso a la configuración del sitio y la gestión de sus contenidos, así como entradas, páginas y comentarios.

Por otra parte, el administrador es el único que puede gestionar otros roles de usuario como añadir nuevos usuarios, eliminar los que ya existen, crear nuevos roles o cambiarlos.

Rol Editor

El rol de editor permite gestionar comentarios, páginas y entradas, incluso las que son creadas por otros usuarios. Ahora bien, no pueden acceder al panel de configuración ni a la personalización del tema del sitio web o a la organización de otros usuarios.

Rol Autor

El papel de los autores es la gestión de sus propios contenidos y no tienen permiso para organizar entradas de otros usuarios ni para aprobar o eliminar comentarios. Por otra parte, poseen las mismas funciones y permisos de forma limitada de WordPress con las que cuentan los editores.

Rol Colaborador 

Este rol permite editar, añadir y eliminar su propio contenido. Sin embargo, los colaboradores no pueden subir, publicar ni gestionar archivos multimedia ni sus entradas una vez publicadas.

Rol Suscriptor

Este es el rol con menos permisos, ya que solo permite el acceso a ver las entradas y comentarios publicados y poder gestionar su sección del perfil en el panel de control.

Gestionar los usuarios y roles en WordPress

Para una correcta gestión de los roles de usuario en WordPress debes saber como añadir, personalizar y eliminarlos dentro de tu sitio web. Por otra parte, existen puntos clave que tienes que conocer antes de configurarlos:

• El administrador puede cambiar los roles de los usuarios en cualquier momento usando el menú “Usuarios”.
• Los nuevos usuarios una vez asignados recibirán un correo electrónico con sus credenciales de acceso.
• Existen ligeras diferencias entre los roles de usuario con las capacidades que tienen dentro del sitio web.

Cómo añadir nuevos usuarios en WordPress 

Para añadir un nuevo usuario solo tienes que seguir una serie de pasos muy sencillos:

1. Accede a tu panel de control de WordPress – Usuarios – Añadir nuevo
2. Rellena un formulario con los datos personales del nuevo usuario
3. Crea una contraseña en el botón “mostrar contraseña”. Esta opción no es obligatoria, ya que el usuario puede cambiarla después de iniciar su sesión
4. Elige el rol deseado en el menú desplegable
5. Pulsa en “añadir nuevo usuario”

Cómo eliminar usuarios en WordPress

Para eliminar un usuario también debes seguir unos pasos muy fáciles:

1. Ve al menú “Usuarios” en tu panel de control de WordPress – Todos los usuarios
2. Haz clic en “Eliminar” al lado del nombre del usuario que deseas eliminar
3. En la página “Eliminar usuarios” haz clic en “confirmar eliminación”, de esta forma si los usuarios poseían algún contenido en tu sitio web debes elegir si deseas que sea eliminado o atribuido a otra persona

Creación de roles y capacidades personalizadas en WordPress

Para alterar los roles y las capacidades de cada usuario puedes utilizar el plugin PublishPress Capabilities, gracias a este complemento podrás editar o eliminar tareas de cada rol, incluso crear nuevos nombres de rol y sus capacidades.

1. Instala y activa el plugin PublishPress Capabilities desde el menú de plugins.
2. Crea una copia de seguridad antes de editar o eliminar cualquier contenido en el menú “Capacidades – Copia de seguridad”.
3. En la esquina superior izquierda de la página “Funciones” elige la función deseada en el menú desplegable.
4. Ajusta los parámetros a tu gusto y presiona en “Guardar cambios”.

Dar acceso a WordPress sin crear un usuario

Por otra parte, para poder enviar enlaces de acceso sin necesidad de crear un usuario puedes usar el plugin “Temporary Login Without Password”. Esto te permitirá ahorrar tiempo sin tener que añadir un usuario nuevo cada vez que necesites dar acceso a alguien. 

Esto es especialmente útil cuando necesitas contactar con soporte de algún plugin o tema, o cuando necesitas que alguien pueda entrar en tu web por un periodo determinado de tiempo, ya que gracias a este plugin puedes limitar el tiempo que tiene acceso a tu gusto.

Palabras finales sobre los usuarios y roles en WordPress

Para gestionar correctamente los roles de usuario en WordPress puedes utilizar las herramientas que te ofrece el propio programa o instalar plugins que te pueden ayudar a realizar tareas y ahorrar tiempo en tu gestión. 

Cada rol tiene sus limitaciones y capacidades y debes tomarlas en cuenta a la hora de asignarlos a cada usuario, no solo por temas de seguridad, sino de funcionamiento para mantener un correcto flujo de trabajo y que cada persona tenga un rol asignado acorde a sus capacidades y tareas.