El avance de la tecnología es cada vez más evidente y podemos observarlo en herramientas como la Inteligencia Artificial. Cualquiera que esté deseando empezar con su negocio debe contar con la forma más eficiente de llevar a cabo las acciones necesarias para ponerse en marcha.
Por ese motivo, te voy a hablar de qué tareas todo emprendedor debería automatizar para ahorrar tiempo y recursos que puede dedicar a otros aspectos.
¿Por qué es importante la automatización de tareas en un negocio?
Como emprendedor freelance existen una serie de beneficios que puedes aprovechar para poder sacar el mayor rendimiento de tu negocio, uno de ellos es automatizar tareas tediosas y repetitivas para poder dedicarte enteramente a otras acciones de tu empresa que requieran más esfuerzo y atención por tu parte.
- Disminución de costes: una ventaja de automatizar tareas es disminuir costes al necesitar una cantidad inferior de recursos humanos y materiales en la ejecución de actividades de valor más bajo en tu empresa, como el procesamiento de encuestas o la contratación de personal.
- Mayor eficiencia: otro beneficio de automatizar ciertas actividades es la reducción del ciclo de producción, el alivio de la carga laboral y más. Todo esto ayuda a que puedas enfocarte en tareas más importantes que aumentarán tu eficiencia y la de tu equipo.
- Procesos optimizados: también es posible minimizar los errores en tareas de carácter mecánico y sencillo, eliminando el factor de errores humanos que se puedan cometer. Estos procesos, además, son fácilmente optimizables gracias a que los softwares de automatización integran módulos que permiten llevar un control de los resultados.
- Mejora de la calidad y consistencia: los sistemas que optimices se guían por patrones y reglas establecidas, esto se traduce en una mayor consistencia en la ejecución de tareas y una mayor calidad en los productos o servicios que ofreces.
Tareas clave que todo emprendedor debería automatizar
1. Responder consultas frecuentes de clientes
Una forma sencilla y eficiente de automatizar esta tarea es utilizar un chatbot con IA que esté entrenado y familiarizado con los servicios que ofreces.
De esta forma, tus clientes podrán conocer aspectos esenciales de tu negocio como los precios, horarios, tu ubicación, etc., sin necesidad de que tú tengas que responder manualmente todas y cada una de las preguntas.
2. Gestión de citas, reservas o reuniones
En este caso, puedes hacer uso de sistemas de reservas automáticos que además incluyan recordatorios para mantener a tus clientes siempre actualizados de los eventos importantes o cualquier cambio que se lleve a cabo.
Mi recomendación personal es utilizar herramientas como Calendly o Cal.com, ambas son perfectas para llevar esta actividad al día sin tener que preocuparte y dedicarle más tiempo del necesario.
3. Seguimiento de leads o presupuestos
La automatización de emails de seguimiento después de un formulario es una excelente manera de ahorrar tiempo y mantener un control en tus clientes de forma sencilla.
Una herramienta muy útil es Mailerlite para crear correos electrónicos automáticos que te ayuden a ganar tiempo en esta actividad, la cual es sencilla pero resultar tediosa.
4. Envío de emails recurrentes o newsletters
Otro de los usos de Mailelite es la automatización de campañas, creación de contenidos y segmentación de audiencias. Esto te proporcionará información clave para llevar a cabo tus estrategias y campañas de marketing y saber a qué tipo de público objeto llegar.
Además, te proporcionará una idea de qué contenido es el más relevante y útil para tu target de audiencia y por extensión, ganarás visibilidad.
5. Publicación de contenido en redes sociales
Las redes sociales son una excelente forma de comunicarte con tu audiencia y atraer nuevos clientes. También son una herramienta muy sencilla de automatizar usando la IA para planificar contenido semanal o mensual y llevar un control de tus publicaciones. Canva, por ejemplo, es una estupenda herramienta para este tipo de tareas.
6. Facturación y cobros automáticos
Personalmente, para esta actividad yo utilizo Holded, la cual me permite enviar facturas automáticas, recordatorios de pago y suscripciones mensuales de forma rápida, ya que, es una actividad sencilla, pero que puede resultar tediosa y hacerte perder tiempo que dedicar a otras actividades creativas de carácter más importante.
7. Creación de contenido para blog o SEO
La creación de contenido para tu blog o SEO, es una de las formas más eficaces de ganar visibilidad y mejorar tu posicionamiento en los motores de búsqueda.
Si bien es cierto, a veces puede resultar difícil saber qué tipo de contenido crear y por eso ChatGPT es ideal para el brainstorming de ideas, o que lleve a cabo una revisión automática de tus post, consiguiendo así una redacción optimizada que te ayude a posicionar en buscadores.
9. Encuestas de satisfacción o feedback
El feedback es esencial para tener una idea del punto en el que se encuentra tu relación con tus clientes, por eso, el uso de encuestas de satisfacción te proporcionará una información muy valiosa para tu negocio.
Utilizar herramientas como Typeform te resultará muy útil, puesto que entre sus funciones se encuentran el envío automático de estos formularios de satisfacción tras una venta o sesión.
10. Organización interna y documentación
Tener un negocio organizado y llevar un control de la documentación es vital para tu empresa y su buen funcionamiento.
Ahora bien, esta actividad puede costar un tiempo muy valioso, por eso una solución podría ser el uso de Notion AI, el cual te ofrece la creación de bases de conocimiento con IA que se encargan de recopilar procesos o FAQ internos de forma totalmente automatizada.
Palabras finales sobre la automatización de tareas
En definitiva, utilizar herramientas para llevar a cabo la optimización de tareas sencillas, tediosas y de bajo valor, ayudará a aumentar tu rendimiento, tu calidad y tu eficiencia.
Esto es, al ahorrar tiempo y recursos en estas actividades, podrás dedicarlos a otras de valor más alto, de carácter creativo y estratégico, que ayuden a mejorar tu negocio, a hacerlo crecer y a crear un producto o servicio con la mayor calidad posible para tus clientes.
